Персонифицированный учет

Персонифицированный учет касается юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, у которых есть наемные работники. Этот отчет предоставляется наряду с СЗВ по стажу и ИСХ. Порядок предоставления отчетности ежегодно меняется. Далее рассмотрим положения за 2022 год.

Определение персонифицированного учета

Другое название персонифицированного учета – индивидуальный учет. Под этим термином подразумевается предоставление в ПФР сведений о работодателе и о наемном работнике. Сведения определяют страховую и накопительную часть отчислений работодателя. Предварительно наемные работники должны быть зарегистрированы в ПФР. Осуществление регистрации и предоставление отчетов находится в компетенции работодателя. Такой порядок установлен специальным Федеральным законом и перечнем других нормативных документов.

Порядок ведения и предоставления сведений персонифицированного учета

Отчеты отражаются в форме бланка РСВ-1. В нем указываются взносы в ПФР с каждой начисленной заработной платы работника. В бланк вносится информация о работодателе и о работнике. Работодатель предоставляет о себе следующие данные:

• Название субъекта;
• Адрес по юридическим документам;
• Коды ИНН, ОКАТО, ОГРН;
• КПП;
• Контактные данные организации;
• Инициалы руководителя и главбуха;
• Свидетельство о постановлении на учет в ПФР.

Информация о работнике содержит следующие сведения:

• Инициалы;
• СНИЛС;
• Адреса: по месту прописки и фактический;
• Паспортные данные;
• Фактически отработанный объем времени;
• Длительность отпусков;
• Длительность больничных;
• Декретный отпуск – при наличии;
• Объем начисленной заработной платы за период отчетности;
• Сумма страхового и накопительного начисления.

Данные работников могут меняться в связи с изменением места жительства, в связи с переходом на новую должность. Также могут меняться фамилии вследствие заключения брака или оформления развода. Следить за этими изменениями и своевременно вносить в отчеты – это тоже обязанность работодателя. Для отчета работодатель или бухгалтер должен произвести расчеты по нескольким пунктам. Эта часть вносится в базу данных контролирующих органов. В данном случае это ПФР и ИФНС. Расчеты должны производиться по следующим пунктам:

1. Суммы начислений по взносам в ПФР и по накопительной части;
2. Выплаты по больничным, по декретным и административным отпускам, премии и другие доплаты;
3. Выплаты за счет федерального бюджета;
4. Персональные сведения работника и его кодовые инициалы.

До 2017 года отчет сдавался только в ПФР 4 раза в год. С 2017 года часть задач по формированию пенсий передана ФНС. Поэтому субъекты отчитываются перед двумя органами: в ИФНС и в ПФР. Есть правила по способу сдачи. Если количество сотрудников на предприятии меньше 25 человек, то отчеты сдаются в бумажном виде. Если взносы начисляются на 25 или более работников, то отчеты следует сдавать электроно.